Características:

 

• Las lecciones aprendidas se registran al final del proyecto cuando ya es demasiado tarde para reaccionar. Pueden ser valiosas en el futuro, pero hemos perdido un tiempo precioso .

• No se ha establecido un proceso sistemático de análisis de las lecciones aprendidas que permita extraer conclusiones globales sobre la salud de los diferentes procesos o herramientas.

• La transferencia del conocimiento adquirido no se realiza de forma eficaz.

• No se han establecido indicadores que permitan conocer la rentabilidad del sistema.

• Las lecciones aprendidas están limitadas a las operaciones olvidando la posibilidad de gestionarlas en otros procesos y, especialmente, en los trasversales.

• Las lecciones aprendidas son demasiado específicas y no pueden transferirse a otras áreas de la organización.

• No se han establecido canales de comunicación que permitan difundir lo aprendido al conjunto de la organización.

• Se establecen políticas que priman la cantidad frente a la calidad.

 

   ¿Cómo se generan las lecciones aprendidas?

 

La primera pregunta que podemos hacernos es: ¿Cuándo debe registrase una lección aprendida? En demasiadas ocasiones, este proceso se realiza tras finalizar un proyecto, recurriendo a términos un tanto tétricos como "autopsia" o "análisis post-mortem". Estos análisis, necesarios a todas luces, responden a la problemática planteada por “aquéllos que olvidan el pasado están condenados a repetirlo" o, de forma más campechana, "el hombre es el único animal que tropieza dos veces en la misma piedra". Sin embargo, por muy detalladamente que se realice la autopsia de un proyecto, por muy útil que pueda resultar un buen análisis para esquivar la piedra, siempre llegarán demasiado tarde. Si hemos adquirido un valioso conocimiento, éste debería difundirse tan pronto como sea posible, convirtiendo la gestión de las lecciones aprendidas en una poderosa herramienta para la promoción del cambio, por tanto, a la hora de diseñar un sistema de gestión de lecciones aprendidas, es importante que éstas se puedan registrar en cualquier momento y que se establezcan los canales de comunicación adecuados para garantizar que serán analizarlas con la suficiente diligencia.

En un análisis post-mortem solemos preguntarnos en qué hemos acertado, en qué nos hemos equivocado y por qué. Evaluamos cómo hemos gestionado el proyecto, qué tal ha ido la relación con el cliente o si hemos sido capaces de cumplir con los plazos de entrega. Analizamos el pasado pero, con cierta frecuencia, nos olvidamos del futuro. Sin embargo, no es infrecuente que, durante la ejecución del proyecto, detectemos carencias en ciertas herramientas, nos veamos obligados a alterar algún proceso (para aligerarlo o hacerlo más robusto) o resolvamos una cuestión técnica de una manera diferente a la prevista. La mayoría de estos cambios serán tan específicos que sólo resultarán de utilidad para el proyecto concreto. Pero habrá algunos de alcance más global que puedan ser aprovechados por otros proyectos del mismo área, por otras áreas o incluso por la organización en su conjunto.

En función de todo lo anterior, para cada lección aprendida deberíamos registrar, al menos, la siguiente información con el detalle de lo aprendido:
 

• Autor y fecha

• Origen: proyecto, proceso, departamento, etc

• Problemática detectada

• Proceso, método o herramienta afectada

• Solución adoptada

• Acciones realizadas

• Resultados obtenidos 

• Impacto económico

• Transferencia: si las acciones planteadas pueden ser de aplicación en otros proyectos, áreas de competencia, departamentos o en la organización en su conjunto.